Time-management

Er is een compilatie van tips af te leiden uit de inzichten en effectieve ervaringen met time management, zoals uitstelgedrag, agenda-gebruik en to-do lijsten

Of het nu gaat om de taken op je werk, de opdrachten voor je opleiding of de huishoudelijke klusjes die op je wachten bij thuiskomst. Alles komt neer op goed timemanagement en overzicht, maar waar begin je? Om je hierbij te helpen hebben we een aantal handige tips om je agenda en takenlijsten optimaal te gebruiken (en er ook echt wat mee te doen.)

Gebruik jij je agenda wel op de juiste manier?
Wie Time Management zegt, denkt aan agendabeheer. Op basis van je planning zet je de afspraken en to-do’s in je agenda. Je agenda invullen is één zaak, hem strikt volgen is andere koek. Als je niet uitvoert wat er in je agenda staat, verliest je agenda na verloop van tijd zijn functie en is het eerder een wensenlijst dan een leidraad.

Zet alléén datum- en tijdgebonden zaken in je agenda.
Het scheelt een hoop tijd en stress als je met één blik in je agenda weet waar je die dag aan toe bent en je niet eerst alle harde afspraken van je taken en voornemens moet scheiden. Taken kun je beter niet in de agenda zetten, maar op een aparte takenlijst.

Een goede manier om te leren hoe je je agenda goed kunt gebruiken is de wereldwijde succes methode “Getting things done” van David Allan. In deze luchtige cartoon wordt de methode verder uitgelegd.

Hanteer een dagelijkse routine
Time Management staat ook synoniem voor routine. Je moet het jezelf zo gemakkelijk mogelijk maken en obstakels zo veel mogelijk vermijden. Organiseer je werkplek en gebruik waar mogelijk standaard routines. Zorg ervoor dat je relevante informatie bij de hand hebt en dat alles systematisch is opgeborgen zodat je het snel terugvindt.

• Als je twee keer per dag een kwartier in de metro zit kun je in twee weken tijd een boek lezen.
• Als je jezelf aanleert om elke dag een uur eerder op te staan, kun je die tijd gebruiken om aan je studie te werken of een wandeling te maken. Zo begin je goed aan je dag.

Haal verzamelen en beslissen uit elkaar.
Je hoeft niet altijd over alles meteen een beslissing te nemen op het moment dat het je leven binnenkomt. Zet een bakje op je bureau, doe daar je binnenkomende post/documenten/papieren in en maak hem ééns per dag leeg. Spreek een paar vaste momenten af met jezelf om dit te verwerken, in plaats van dat de hele dag door te doen. Dan heb je de rest van de tijd over voor belangrijkere dingen.

Spendeer niet eindeloos tijd aan taken, maar maak ze af.
Zeker als je perfectionistische neigingen hebt, kun je te lang met iets bezig blijven. Spreek met jezelf een tijd af voor elke taak die je gaat doen. Hou je daaraan.
Voor de een werkt afwisseling, de ander moet juist even doorgaan. Weet wat voor jou het beste werkt. Zo voorkom je dat je de hele dag in die specifieke activiteit blijft hangen terwijl die activiteit op een ander moment veel sneller (en effectiever) is af te ronden.

Ontspan ook voldoende. En bewaak je vitaliteit
Anders loop je het risico van de houthakker, die zich geen tijd gunt om zijn bijl te scherpen omdat hij nog een heel bos moet omhakken (excuses voor dit eco-onvriendelijk voorbeeld)

Organiseren hoort ook bij je werk.
Een goed idee is om een wekelijks onderhoud in te plannen. Neem elke week een uur de tijd om je agenda respectievelijk weekplanning door te kijken (zijn er nog losse eindjes?) en je takenlijst op te schonen. Denk eens na over wat je de komende week wilt gaan doen en hoe je dat dan wilt aanpakken. Beseffen waar je precies mee bezig bent, geeft een hoop rust en overzicht.

Begin with the end in mind. Wat wil je bereiken? En wat moet je er wat en wanneer voor doen?

Houd rekening met ad-hoc werk. 
Plan je week niet vol als je ook weet dat er altijd weer onverwachte zaken tussen door komen. Reserveer ook die tijd. Valt deze tijd vrij? Benut het dan met zaken die je op zij geschoven had of haal taken naar voren.

Houd één takenlijst bij.
Stel je hebt een to-do lijst, een takenlijst, post-its op het scherm van je computer en ook nog taken in je agenda gepland. Hoe weet je dan wat nú echt belangrijk is? Houdt één takenlijst bij en zorg ook dat al je taken daarop terecht komen. Dan weet je precies waar je aan toe bent. Dit wordt ook uitgelegd in de video van getting things done.

Formuleer ‘Eerstvolgende Acties’, geen to-do’s.
Denk een paar seconden langer na, voordat je een taak op de lijst zet. Wat moet je ervoor doen om die taak uit te kunnen voeren? Als je bijvoorbeeld ‘Peter’ wilt bellen, vraag je dan ook even af, of je niet eerst zijn nummer op moet zoeken. Zo ja, dan is dat uw Eerstvolgende Actie. Door zo concreet mogelijk te zijn, verlaagt je de drempel voor jezelf om die taak op te pakken. En je verliest zo geen tijd als je aan die taak toe bent.

En nu weer aan de slag. 🙂

Dopamine en smartphones

Want afleiding is een groot gevaar wanneer je deadlines moet halen of geconcentreerd aan een taak moet werken. Iedereen kent het wel: je bent aan het werk, je smartphone staat open en plots krijg je een melding dat je een berichtje hebt ontvangen. De verleiding is groot om het onmiddellijk te openen en te bekijken. Er is een inspirerend interview van Simon Sinek beschikbaar over dopamine en smartphones. Echt een aanrader!

Lees je appjes op vaste momenten
Je begrijpt waarschijnlijk wel dat het geen effectieve werkwijze is als je voortdurend gestoord wordt door je smartphone en social media. Het is beter om je berichtjes twee of drie keer per dag (’s morgens, ’s middags en ’s avonds) door te nemen. Zo kan je ongestoord en geconcentreerd verder werken.

5 4 3 2 1 … start met die taak!
De 5 secondenregel van Mel Robbins is een handige methode om af te komen van uitstelgedrag en afleiding. Door van 5 naar 1 af te tellen corrigeer je jezelf als het ware en kom je in actie. Wanneer je signaleert dat je afgeleid bent, bedenk dan hoeveel tijd je maximaal aan de taak wilt besteden waar je mee bezig was en tel dan af. We koppelen vaak een gevoel of emotie aan een taak. De methode zorgt ervoor dat je jezelf een startsein geeft en niet teveel gaat nadenken over de actie en hem juist gaat uitvoeren.

 

Maak afspraken over hoe je e-mail gebruikt
Geconcentreerd werken als je constant je binnenkomende berichten in de gaten moet houden (want er zou wel eens iets urgents bij kunnen zitten!) is moeilijk. Spreek met collega’s af dat urgente zaken niet meer per mail gaan, maar bijvoorbeeld per telefoon. Staat je naam in de cc van een e-mailbericht, hoeft je niet per se iets met die e-mail te doen.

Pak iets op en laat het dan los
Een andere goede methode om niet te verdwalen in de wirwar van e-mails en taken is OHIO.

OHIO staat voor Only Handle It Once. De naam zegt het eigenlijk al: handel je taak in één keer af. Hierbij is het van belang dat je jezelf altijd de volgende vraag stelt als er iets op je pad komt dat je aandacht vraagt:

Kan ik deze taak binnen een paar minuten succesvol afronden?

• Is het antwoord ja? Dan kun je deze taak het beste gelijk oppakken, anders komt hij op een eindeloze lijst van taken die je niet kunt onthouden en raak je het overzicht kwijt.
• Is het antwoord nee? Plan dan een moment in waarop je deze taak oppakt. Door de taken die je niet gelijk kunt uitvoeren op een afvinklijst te zetten hoef je niet bang te zijn dat je iets vergeet.

 

Deze nieuwe inzichten zorgen hopelijk voor meer rust in je hoofd, minder uitstelgedrag en een schone to-do lijst!